Списание недостачи при инвентаризации: проводки

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете - финальная стадия проверки активов и обязательств компании. И она чрезвычайно важна, ведь от того, правильно ли вы разнесете результаты, зависит ни много ни мало достоверность вашей отчетности. А за ее искажение предусмотрен штраф. Как оформить и отразить результаты инвентаризации, читайте в материале ниже.

Инвентаризация как метод бухгалтерского учета

Согласно п. 6 ПБУ 4/99 (утверждено приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н) бухотчетность должна давать полное и достоверное представление о финансовом состоянии компании. Для соблюдения данного требования в бухучете используется такой метод контроля — инвентаризация.

Инвентаризация — процедура сопоставления фактического наличия ценностей фирмы и ее обязательств с данными бухучета. Также в ходе инвентаризации дается оценка состояния активов компании.

Порядок проведения инвентаризации строго регламентирован следующими нормативными актами:

• Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финобязательств (приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49);
• Положением по ведению бухучета и отчетности в РФ (приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н);
• законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Компания должна проводить инвентаризацию по собственному, взятому в аренду или на ответственное хранение имуществу, а также по ценностям, полученным для переработки.

Фирма, согласно п. 27 Положения по ведению бухучета, обязана провести инвентаризацию в следующих случаях:

• перед составлением годовой бухотчетности — за исключением имущества, которое уже было проверено после 1 октября текущего отчетного года;
• при смене матответственных лиц;
• при обнаружении хищений, злоупотреблений и испорченного имущества;
• при передаче активов на продажу, в аренду или для выкупа;
• при преобразовании компании, а также при ее ликвидации — до формирования ликвидационного баланса;
• при наступлении чрезвычайных ситуаций.

Если матответственность коллективная, то инвентаризация проводится при смене руководителя коллектива, выбытии из коллектива более 50% участников или по требованию одного или нескольких членов коллектива.

Итак, по общему правилу инвентаризация активов и обязательств фирмы проводится как минимум 1 раз в год. Исключения: ОС разрешено проверять 1 раз в 3 года, библиотечные фонды — 1 раз в 5 лет, а в районах Крайнего Севера (и приравненных к ним территориях) инвентаризацию ценностей на 10-м и 41-м счетах можно проводить в период наименьших остатков.

Для проведения инвентаризации руководитель компании формирует инвентаризационную комиссию, состав которой утверждает в приказе по форме ИНВ-22 .

Каждую инвентаризацию заносят в журнал по форме ИНВ-23 .

До начала процедуры проверки матответственные лица письменно подтверждают, что все учетные документы переданы инвентаризационной комиссии.

Для каждого типа ценностей и обязательств существуют отдельные бланки инвентаризационных описей:

• ИНВ-1 — для ОС;
• ИНВ-3 — для ТМЦ;
• ИНВ-4 — для отгруженных товаров;
• ИНВ-6 — для товаров и материалов в пути;
• ИНВ-15 — для наличных денежных средств;
• ИНВ-16 — для ценных бумаг и БСО;
• ИНВ-17 — для проверки расчетов с контрагентами.

В описях фиксируются сведения о проверяемом имуществе: наименование, количество, состояние, инвентарные номера и т. д. Данные в описи заносят вручную или с использованием вычислительной техники. Помарки не допускаются.

Если при проверке выявлено отклонение данных бухучета от реального наличия имущества, комиссия заводит сличительные ведомости по бланку:

• ИНВ-18 — для ОС;
• ИНВ-19 — для ТМЦ.

Такие ведомости составляются в 2 экземплярах: для бухгалтерии и матответственного лица, которое должно письменно пояснить причину расхождений.

Расхождения могут быть следующих видов:

• излишки — зачисляются на сч. 91 в корреспонденции со счетом учета имущества по рыночным ценам (п. 29 Методических указаний по бухучету МПЗ, утверждены приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).
• недостача — может быть в рамках естественной убыли — тогда ее относят на счета затрат. Сверхнормативная убыль списывается за счет виновных лиц. Если таковые отсутствуют или суд отказал во взыскании убытков, то недостача списывается на издержки производства (абз. 5 п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств);

ВНИМАНИЕ! Использовать нормы естественной убыли можно, только если они утверждены законодательными актами соответствующих госорганов. Списать недостачу или порчу ценностей сверх норм бухгалтер должен на основании решения суда (при отсутствии виновных или отказе на взыскивание с виновного лица) или заключения о порче имущества, выданного специализированной организацией (п. 5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Во время инвентаризации может быть обнаружена пересортица. Тогда излишки и недостачи засчитываются между собой, а матответственные лица предоставляют комиссии письменные объяснения. Зачет может быть проведен только за один и тот же проверяемый период у одного и того же матответственного лица по одним и тем же ценностям (п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств). Если же излишков не хватает для покрытия недостач, то порядок действий аналогичен таковому при обнаружении недостачи.

Итоги всех инвентаризаций фиксируются в ведомости результатов по форме ИНВ-26 .

Бухгалтерский учет результатов инвентаризации: проводки

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит в месяце, в котором закончилась инвентаризация. Результаты инвентаризации за год указываются в годовом бухотчете (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств).

Если во время проверки выявлены излишки, то бухгалтер сформирует проводку:

• Дт 08, 10, 41, 43, 50 Кт 91 — оприходованы ценности, обнаруженные при инвентаризации.

Если же обнаружена недостача, то сначала следует сделать проводку по дебету сч. 94 в корреспонденции со счетом недостающих ценностей. Если это естественная убыль, то далее следует проводка:

• Дт 20, 23, 44 Кт 94 — списана стоимость ТМЦ в пределах норм естественной убыли.

Если же размер недостачи больше норм естественной убыли либо для объекта такие нормы не установлены, а виновник недостачи работает в компании, то бухгалтер делает в бухучете запись:

• Дт 73 Кт 94 — недостача отнесена на матответственное лицо.

Убыток можно удерживать из зарплаты сотрудника — но не более 20% зарплаты за месяц (ст. 138 ТК РФ):

• Дт 70 Кт 73 — недостача удержана из зарплаты материального лица.

Виновное лицо может самостоятельно внести деньги в кассу компании для погашения долга:

• Дт 50 Кт 73 — материальное лицо внесло деньги в кассу для погашения долга.

Если же виновник недостачи не обнаружен либо суд не разрешил компании взыскивать с него деньги, делается запись:

• Дт 91-2 Кт 94 — списан убыток от недостачи в связи с отсутствием виновного лица или отказе от взыскания.

Итоги

Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете происходит по строго регламентированному алгоритму в специальных ведомостях, описях и журналах. Излишки приходуются как прочий доход компании, а недостачи списываются за счет виновных лиц, а если их нет — отражаются в учете как прочие расходы.

Любая недостача материальных ценностей на предприятии будет рано или поздно выявлена. Основной задачей таких мероприятий есть выявление отсутствия товара на складе или другого имущества предприятия. Рассмотрим типовые бухгалтерские проводки по списанию недостачи материалов выявленных в ходе .

Для проведения инвентаризации создается специальная опись и комиссия, которая будет проводить мероприятие. Инвентаризация может проводиться на складах или внутри любого помещения.

Проводки:

Проводки по потере материалов в границах нормы

Некоторая готовая продукция имеет свойство уменьшаться в своем весе или объеме. Например, для колбасы существует своя нома усушки, которая берется во внимание при учете. Для компенсации таких потерь на некоторых предприятиях существуют специальные фонды.

Проводки:

Отражение недостачи сверх нормы на виновное лицо

При хранении товара списание может возникать в результате лома, потери или боя. Такая убыль также подлежит списанию, но при возмещении виновным лицом.

Проводки:

Убыток ТМЦ при неустановленных виновниках

Когда потери были вызваны, например, чрезвычайной ситуацией (пожар, стихийные бедствия) расходы переносятся на будущий подотчетный период.

Каждое предприятие должно периодически проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Об инвентаризации основных средств подробно написано в . Здесь же подробнее остановимся на инвентаризации материалов. Каков порядок проведения инвентаризации ТМЦ, какие документы заполняются, как этот процесс отражается в бухгалтерском учете.

Инвентаризации должны подвергаться все материалы, имеющиеся у предприятия. Помимо материалов, хранящихся на складах, сюда также относятся материалы, переданные на хранение или переработку на другие предприятия, а также отгруженные, но не оплаченные покупателям, и материалы, находящиеся в пути, то есть купленные и оплаченные у поставщиков, но не дошедшие еще до организации.

Инвентаризация материалов (ТМЦ) – это сравнение фактического наличия материалов с учетными данными. Причины инвентаризации ТМЦ могут быть различны: как смена материально ответственного лица, так и плановая очередная проверка. Инвентаризация материалов может проводиться как в середине года при необходимости, так и в конце.

Документальное оформление инвентаризации материалов (ТМЦ)

• – в этой описи отражаются данные о материалах, находящихся на складах предприятия;
• – здесь указываются сведения об , но оплата за которые еще не поступила, данные для заполнения формы берутся из документов, подтверждающих отгрузку;
• – данная форма предназначена для отражения данных о материалах, переданных на хранение на склады других организаций, данные для заполнения берутся из документов, подтверждающих передачу на ответственное хранение;
• – форма предназначена для учета , но еще не полученных от поставщика, сведения берутся из документов, подтверждающих оплату и покупку ценностей.

В процессе заполнения указанных выше форм указываются следующие данные:

• наименование материалов;
• номенклатурный номер, артикул;
• количество;
• стоимость;
• другие необходимые сведения.

После того, как описи заполнены, данные из них переносятся в сличительные ведомости. Существует «Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ», в ней происходит сравнение фактических данных и данных бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет инвентаризации материалов

В процессе сравнения может быть выявлена недостача или излишки. Выявленные расхождения подлежат обязательному отражению в бухгалтерском учете.

Учет излишек, выявленных при инвентаризации материалов

Излишки приходуются на счет учета материалов по рыночной стоимости и относятся к прочим доходам предприятия.

Проводки по учету излишек

Учет недостачи материалов

Недостача списывается со счета учета материалов по учетной стоимости на «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Если сумма недостачи не значительна, в пределах установленных норм, то она списывается в расходы на производство, либо на продажу.

Если выявлен виновник возникновения недостачи, то она списывается на его счет и возмещается либо из зарплаты виновника, либо путем внесения им денег за недостачу в кассу предприятия.

Если виновник не выявлен либо судом не признан таковым, то недостача списывается в прочие расходы предприятия.

Проводки по учету недостачи

Понятие инвентаризации, а также случаи, когда ее проведение обязательно. А какие делаются проводки по результатам инвентаризации?

Бухгалтерский учет результатов инвентаризации

Итоги инвентаризации оформляются первичными учетными документами, форму которых организация может разработать самостоятельно и закрепить в своей . А можно воспользоваться формами, приведенными в Постановлениях Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 , от 27.03.2000 № 26 .

Так, например, по основным средствам результаты инвентаризации оформляются следующими бухгалтерскими документами по формам, утвержденным Госкомстатом РФ:

• Инвентаризационная опись основных средств (форма № ИНВ-1) - на все проверяемые основные средства;
• Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов (форма № ИНВ-18), Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26) - на основные средства, по которым выявлены отклонения от данных учета.

Отражение инвентаризации в бухгалтерском учете

Напомним, что выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке (п. 28 Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н):

Инвентаризация: бухгалтерские проводки

В случае, если выявлены излишки при инвентаризации, проводки формируются следующие:

Если, например, выявлены излишки в кассе, проводка будет следующая:

Дебет счета 50 «Касса» — Кредит счета 91-1

Таким образом, если выявляются излишки проводка строится как дебет счетов учета имущества, на которых оно учитывается, и кредит счета 91-1.

Бухгалтерские проводки по инвентаризации в случае выявления недостач:

Инвентаризация – это процесс проведения проверки фирмы, организации, предприятия и т.д. с целью подтверждения в соответствии имеющихся и числящихся за фирмой, организацией, предприятием и т. д. всех активов без исключения. Под активами подразумевают финансы, имеющееся имущество. Рассмотрим в статье ситуации, когда обнаружена недостача при инвентаризации в организации по вине поставщиков или работников, укажем способы учета потерь.

Документы для оформления потерь или недостачи

Предметом инвентарной проверки является сличение имеющихся материальных ценностей с бухгалтерской документацией. Проводится по средствам взвешивания, пересчета, измерения. Случается, что в результате проведения проверки выявляются несоответствия.

Конечным исходом инвентаризации является заполненный сличительный документ или опись (согласно п. 2.5 «о порядке проведения инвентаризации», утвержденных приказом Министерства Финансов РФ от 13. 06. 1995 г. №49 ). Читайте также статью: → “ ». В результате обнаруженных отклонений делают запись в форме 0504092. Этот документ называется Ведомостью расхождений. В нем делают отметку в подходящей строке, зависимо от вида недостачи.

Что делать, если обнаружилась недостача?

Итак, выявлен факт недостачи. В Ведомости расхождений (сличительной ведомости) фиксируют её тип. Это может являться:

• недостачей обусловленной пределами норм естественной убыли;
• недостачей товара или материальных ценностей по вине поставщика;
• недостачей по вине работников (хищение);
• недостачей при отсутствии виновного лица.

Пошаговая инструкция выглядит следующим образом:

Недостача обусловленная процессами естественной убыли

Формула расчета естественной убыли выглядит так:

Е = Т x Н/100 %,

где:
Т, это количество (масса) проданного товара;
Н, норма естественной убыли, %.

Исходя из фактической себестоимости недостающих товаров, определяется и сумма недостачи.

Документальное сопровождение выглядит так:

1. Проведение зачета по пересортице. При необходимости нормы убыли применяются только касательно наименований, которых не хватает.
2. Списание. Проводится согласно с себестоимостью продукции, объёма работы, услуг.
3. Определение в денежном эквиваленте тех сумм, которые превышают нормы. Накладываются на счета организации, если виновато юридическое лицо и физические лица, если те являются причиной недостачи.
4. Суммирование недостач в расходы, если стребовать компенсацию с виновных не представляется возможным.

Пример. Фармацевтическое предприятие ЕвроФарма производит средства для аптек. На предприятии осуществлялось проведение инвентаризационной проыерки отдела производства. Как оказалось в результате проверки, была обнаружена нехватка этилового спирта – 400 мл суммой в 200 рублей, она произошла в результате производства медицинских препаратов согласно с предписанием врачей.

Согласно Приказу Министерства Здоровья РФ (от 20 июля 2001 года, №284), в котором утверждены нормы убыли лекарственных препаратов, установлено размер убыли – 1,9% от проданного объёма спирта за год (период между инвентарным проведением).

В справке составленной бухгалтером, отражается количество этилового спирта, которое использовалось предприятием за период между инвентаризациями. Манипуляция производится для определения объёма спирта, потраченного на расходы производства, что необходимо списать. Потом, объём этилового спирта, который использовалось предприятием за период между проведением учета надо х (умножить) на норму убыли.

Допустим, что в этот период предприятие ЕвроФарм израсходовало 30 л спирта, умножая объём на норму. Получается тот объём спирта, что нужно списать на издержки.

Расчет выглядит так: Е = 30 х 1,9%/100 Е = 0, 57 л.

Основываясь на произведенном подсчете, недостача объёмом в 570 мл, полной мерой возможно отнесение на производственные издержки.

Бухгалтер обязан сделать в учете запись:

20 Дт – проведение операции (производство);
44 Дт – проведение операции (расходы от продажи);
94 Кт – проведение операции (недостачи порчи или утраты ценностей) – 200 рублей – списано в счет издержек норм естественной убыли).

Бухгалтерские проводки по учету недостачи

• 94Д 10К (41, 43) – операция (выявление недостачи);
• 20, 23, 25, 26, 29, 44Д; 94К – операция (списание недостачи (потери от порчи) в пределах утвержденных норм естественной убыли);
• 73Д – 2 К94 – операция (списание недостачи на виновных лиц по остаточной стоимости);
• 73Д – 2 К98-4 – операция (отражение разницы между остаточной и рыночной стоимостью, подлежащей взысканию с виновных лиц);
• 91Д – 2 К68 – операция (НДС восстановление, ранее предъявленный к вычету, по недостачам (потерям) сверх норм естественной убыли);
• 50, 70Д – К73-2 – операция (погашение виновным лицом задолженности по недостачам);
• 98 – 4Д К91-1 – операция (фиксация разницы между остаточной и рыночной стоимостью в составе доходов текущего периода по мере погашения задолженности виновными лицами).

Детально счета расписаны в таблице:

Ориентировочный реестр товаров, которые не подлежат списанию:

• Мебель (все виды, кровати из металла)
• Ковровые покрытия (ковры, паласы и ковровые изделия)
• Охладительные приборы (холодильные, морозильные камеры)
• Электроприборы и электро оборудование (машины для шитья, вязания, глажки, камины, радиаторы, электро духовки, термостатные шкафы, аэро грили, шашлычницы, фритюрницы, печи,самовары);
• Приборы для сварки;
• Торшеры, бра, светильники;
• Хозяйственные повозки;
• Пилы, работающие на бензине;
• Мобильные лестницы;
• Емкости, используемые в качестве ванной;
• Умывальники;
• Писуары и биде;
• Эмалированные рукомойники;
• Сливные бачки;
• Батареи;
• Печи радиаторные;
• Плиты любого типа;
• Вся офисная техника (компьютеры, принтеры, факсы);
• Баллоны;
• Бойлер;
• Варочно – отопительные устройства;
• Стройматериалы;
• Видео и аудио техника;
• Видео и дивиди плееры;
• Микрофоны;
• Усилительные установки;
• Приборы для стабилизации напряжения;
• Средства транспортировки для детей;
• Все средства передвижения (водные и наземные);
• Все виды оптики;
• Помещения для хранения автомобилей;
• Все виды покрышек (мотоциклетные, автомобильные);
• Весь спортивный инвентарь;
• Оружие.

Недостача товара или материальных ценностей по вине поставщика

Ответственное лицо во время приёма товара обязано оценить состояние. В соответствии с этим составляется акт о несоответствии количества и качества полученных ценностей. Читайте также статью: → “ ». В учетной записи бухгалтера будет производиться запись, зависимо от того, когда обнаружили брак или порчу:

• до проведения учета товаров (в этом случае инвентаризацию не проводят, согласно с ч. 3 ст. 11 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ);
• после проведения учета товаров.

Унифицированные модели при несоответствии в накладных:

• Форма акта N (если товар отечественного производства, Госкомстат РФ от 25 декабря 1998 г. № 132);
• Форма акта N (если товар импортного производства);
• Форма акта N (прием материалов).

Пример. 18 ноября согласно с накладной № 214, по адресу ФОП «Чистюля» было осуществлено поставку зубных щеток в количестве 100 единиц по цене 222 рубля (НДС – 22 рубля) за штуку. Их доставили в 10 упаковках по 100 щеток в каждой. Во время передачи на прилавки было обнаружено, что 5 упаковок с частичной комплектацией, вмещают не 10, а – 9 щеток (в целом недостача составляет – 5 щеток).

Как следствие составлен был акт № 3 от 29 ноября. Упаковка не повреждена, так как она не открывалась. На основании выше изложенного, поставщику было предъявлено претензию. Она была признана поставщиком 10 декабря. Корректировки в счет были занесены 10 декабря. Бухгалтером ФОП «Чистюля» было решено сторнировать поставку в квартале не целиком вычета НДС. Сделанные записи имели вид:

Бухгалтерские проводки по учету недостачи по вине поставщика представлены в таблице:

Недостача товара или материальных ценностей в результате хищения (кражи) по вине работников

В результате недостачи по вине работника, последний обязательно будет привлечен к ответственности. Данный процесс регулируется законодательными актами. Схема определения нанесенного ущерба:

• Создание расследующей комиссии;
• Проверка всех активов организации (инвентаризация);
• Выяснение обстоятельств появления недостачи;
• Получение от виновного задокументированного объяснения;
• При необходимости составляется акт про отказ письменных объяснений.

Бухгалтерские проводки по учету недостачи в результате кражи указаны в таблице:

Нужно учитывать, что если вы обнаружили недостачу более месяца назад и сумма нанесенного работником в результате хищения более одной целой среднемесячной заработной платы, работодатель имеет право обратиться в суд, целью которого будет полное возмещение недостачи.

Ответы на вопросы про недостачу при инвентаризации

Вопрос №1. Может ли покупатель во время приема товара оформить акт и зафиксировать в нем недостачу в одностороннем порядке?

Да, может. При условии, что во время приема материальных ценностей не присутствует поставщик присутствовать или его уполномоченное лицо. В таком случае сторона покупателя осуществляет прием и может заактировать в одностороннем порядке факт недостачи.

Вопрос №2. Как учитывается компенсация причиненного ущерба работника или группой работников, если она выражается в личном отчислении в кассу?

В случае внесения денег непосредственно в кассу виновником или группой лиц, процесс отражают в виде дохода. Он равен сумме нанесенного убытка. Бухгалтер делает запись в операцию (другие доходы операционной деятельности) и в «доходы в результате обычной деятельности».

Вопрос №3. В случае пересортицы возможен ли взаимный зачет недостачи и излишков?

Возможен, но только в виде исключения. Порядок действий регламентирует Приказ Министерства Финансов (№ 49, вступивший в действие 13 июня 1995 года). Согласно с ним совместный зачет имеет место быть лишь за одинаков проверяемый период, у того самого работника, относительно товарно-материальных ценностей одного наименования и количества.

Вопрос №4. В каких случаях нельзя применять нормы естественной убыли?

Нельзя использовать меру естественной убыли к тем товарам, которые являются штучными или к тем, которые поступают в организацию занимающуюся торговлей, что являются в расфасовке.

Вопрос №5. Подлежит ли учету НДС, когда обнаруживается недостача?

Нет, не подлежит. Налог, который был учтен как недостающий (в результате хищения, потери, порчи имущества), не восстанавливается. Согласно п. № 3 ст. 170 НК РФ, отсутствует основание для восстановления.